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2020年9月14日

文書管理の重要性と効率的な方法│失敗を防ぐポイントは?

企業における文書管理とは、単純に書類を保管するだけではなく、保存必要期間の確認が平易で参照がしやすく、整理されていることが必要です。そもそも文書管理とはどういったものなのでしょうか。ここでは適切な文書管理の基本を、紙の書類と電子化された書類についてそれぞれ説明するとともに、管理方法とそのポイントも紹介します。

文書管理の重要性

文書管理とは、文書のライフサイクルである「文書の発生」「活用(共有、処理)」「保管」「保存」、そして「廃棄」までを管理することです。
文書管理が重要とされる理由のひとつは「業務の効率化」です。業務に必要な書類がどこにあるか分からず、探す際に時間がかかっているようでは、効率的に業務が行えているとは言えません。もうひとつは「書類紛失などのリスク軽減」です。どこに書類があるか分からないという状況は、すなわち文書が紛失しても気が付かないという大きなリスクを伴います。不適切な文書管理によって契約書や技術文書などの重要な書類が外部の人間の手に渡ってしまうと、大きな損失につながります。
文書管理をきちんと行わなければ、生産性が低下して企業活動へ支障が出てしまうこともあります。

文書管理の主な方法

それでは文書管理は具体的にどのような方法で行えばよいのでしょうか。紙の文書、電子文書それぞれについて、書類を探しやすくする方法や漏洩リスクを減らす方法を紹介します。

紙の文書の管理方法

紙の文書の管理方法はファイリングと呼ばれます。これは書類を一定のルールに従って、分類、整理し、保管から保存、廃棄までの流れを管理することです。例えば種類ごとに分類してファイルに入れ、複数のファイルをキャビネットなどに収納します。収納した書類を探すために時間がかからないよう、そのファイルやバインダー、キャビネットに、どのような書類かを明記したシールなどを貼り、書類の内容やその収納場所を記載した管理台帳などで、簡単に目的の書類を取り出せるようにしておくことが大切です。また、収納するキャビネットの施錠、場合によっては部屋の施錠や入退室管理を行い、書類を扱う従業員を限定するなどの、漏洩や盗難、紛失といったリスクやセキュリティの対策も重要です。

電子文書の管理方法

電子文書の管理は、社内の共有サーバなどにデータを格納する方法や、クラウド型の文書管理システムを利用する方法があります。
社内の共有サーバで管理する場合は、電子文書の種類や年度、事業部などにフォルダを分けて格納します。電子文書のメリットは、紙の書類と違い、書類を探すときに「検索」できることです。ただし、分かりやすいファイル名やフォルダ名を設定しておかないと、結果的に検索できなくなってしまいます。そのため、電子文書のファイル名を付ける際のルール整備も重要です。また、社内の共有サーバで保管する場合、誰でもアクセスできる状態では、漏洩やデータ紛失のリスクが大きくなります。そのためサーバへアクセスできるネットワーク設定や、データを扱う従業員を限定する権限管理などが必要です。
なお、クラウド型の文書管理システムでは、各種検索やセキュリティ設定などの機能を搭載しているものも多くあります。独自に書類の保管サーバを用意するよりも、安全で利便性の高い運用が可能ですので、こうしたツールの導入もおすすめです。

文書の保存期間のルール

紙の文書には社内ルールのほか、法律などによって保管期間が定められているものがあります。「保管」は、閲覧する頻度が高いため、執務室内のキャビネットなどから即座に取り出せる状態で書類を収納しておくことを指します。対して「保存」は、閲覧頻度が低いものや保存義務のある書類を執務室外の倉庫などに収納することを指します。

文書の「保存」についてのルールを説明します。
保存期間は、社内で決めたルールに従って保存、廃棄すれば問題ありませんが、法律などで保存期間の定められている書類は、一定期間、あるいは永続的に保存する必要があります。永続的に保存が必要な書類には例えば定款や、的所有権に関する特許証、登録証などのほか、登記や訴訟関連の書類などが該当します。また、株主総会議事録原本は10年間、決算関連書類は7年間などのように、書類ごとに保存期間が異なりますので、保存や廃棄する際に注意が必要です。

文書管理で失敗しないためのポイント

文書管理を失敗させないためにはどのようなことに気をつければよいのでしょうか。
まず、「なぜ文書管理が必要なのか」を社内に周知し、その重要性を共有することが大切です。文書管理は往々にして面倒な作業と捉えられてしまうため、前持って意識改革を行うことが重要です。個人情報などの重要書類を従業員個人が管理するような状況では、企業がその情報を活用できないばかりか、企業としての説明責任を果たせないなど大きな問題となる可能性があります。

つぎに、管理する文書の棚卸しを実施しましょう。必要な書類と廃棄可能な書類を整理すれば、保存スペースの削減につながるだけでなく、文書を探すのも簡単になります。このとき、法律で保存が定められている文書に該当するものはどれか、きちんと把握して整理することも重要です。

また、文書管理とともに業務効率の向上を目指し、紙文書の電子化を検討するのも一つの手です。電子化できる書類とできない書類を確認し、コストに見合った電子化プロジェクトを検討してみましょう。電子化した書類の管理は、セキュリティ対策と検索の容易性などの観点から、文書管理システムの導入が最も手軽でおすすめです。契約関連をトータルでサポートしてくれる電子契約システムといったツールを導入し、最初から紙の書類を増やさないといった運用も可能です。

文書管理のポイントは検索とセキュリティ。電子化を進めるのもおすすめ

文書管理は単に保存しておくだけではなく、必要な場面で必要な書類を素早く取り出せる検索性と、手に取れる従業員を限定する権限管理が重要だということをお伝えしました。法律によって保存期間の定められている書類に関しても留意が必要です。その際、検索や閲覧権限の管理が容易なため、電子化した書類の管理には文書管理システムの導入がおすすめです。文書管理のため社内の電子化をより進めるのであれば、紙の書類を最初から減らせる、GMO電子印鑑Agreeをはじめとする電子契約サービスの導入を検討するのもよいでしょう。

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ハンコ脱出作戦 編集部

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