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2020年9月10日

承諾書とはどんな書類?同意書との違いと必要項目、作成時のポイント

内定承諾書といった「承諾書」と呼ばれる書類は、どのようなものなのでしょうか。時には「同意書」と混同されることもありますが、両者は性質の異なる書類です。ここでは、承諾書と同意書の違いを説明するとともに、実際に自社で承諾書を作成する場合に必要な項目を、文例を交えて紹介します。また、承諾書の作成時に覚えておきたい、条項や印紙税などのポイントも、合わせて紹介します。

承諾書の基礎知識

承諾書とはどのようなもので、どんな時に交わされる書類なのでしょうか。また、承諾書を提出することで、契約上の義務は発生するのでしょうか。ここでは承諾書の基礎知識とともに、同意書との違いも紹介します。

承諾書とは

「承諾」とは、他人の依頼や要求などに対して納得し、引き受けることをいいます。この意思表示を書面化したものが、承諾書です。承諾書を交わすことにより、相手からの申し出を口約束ではなくきちんと書面に残せるため、後になって「言った」「言わない」といったトラブルを未然に防ぐことができます。

承諾書が実際にどのように使われるのか、人材採用時に使われる承諾書を例に確認してみましょう。面接を行い、採用すると決めた学生に対し、人事部から採用内定通知書を送付します。この際、企業から内定者に対し、入社を承諾してもらうために同封するものが「内定承諾書(内々定承諾書)」、「入社承諾書」です。

内定者が入社を承諾する場合、承諾書に署名捺印し、企業に返送することで意思表示とします。なお、内定承諾書を送る理由は2つあり、1つは採用の証明のため、もう1つは内定辞退を抑制するためです。「内定している」ことを明確にすることで内定者に安心してもらい、採用にかかったコストを無駄にしないためにも、確実に入社してもらえるよう内定者に対して念を押すという目的があります。

承諾書そのものは、基本的に法律拘束力や契約上の義務を負わないものがほとんどですが、例えば先に挙げた内定承諾書などは、内定者が書類を企業に提出したことにより労働契約が成立するとされ、損害賠償請求などにつながる可能性もゼロではありません。もし、あなたが承諾書を提出した後で、内定辞退により承諾を取り消したい場合は一方的に反故にするのではなく、内定辞退の意思が決まったらすぐに相手方へ連絡ことが、トラブルを避けるためにも、またマナーとしても重要です。

承諾書と同意書の違い

承諾書と似たイメージのある書類に同意書がありますが、両者は性質が異なります。同意書は「書面の内容に賛同する」ことを意思表示したものです。例えば、企業がユーザーや顧客から個人情報を取得する際に同意を求める「個人情報の取扱に関する同意書」や、未成年者と契約を行う場合に、法定代理人である保護者の同意を求める「親権者同意書(保護者同意書)」、手術をおこなう際に親族などに同意を求める「手術同意書」などがあります。

承諾書の作成方法と必要な項目

実際に承諾書を作成する場合、どのような項目が必要なのでしょうか。ここでは承諾書の作り方と、必要な項目を説明するとともに、承諾書のフォーマット(テンプレート)を紹介します。

承諾書は一般的に、承諾を依頼する企業側が作成します。特に決まった書式はありませんが、「表題」「宛名」「承諾内容」「日付」「氏名」といった項目が網羅されている必要があります。また、返送に期日を設けるのであれば、これも明記しておきましょう。そのほか、必要に応じて承諾者の住所や捺印欄などを設けることもあります。

なお、必ずしも紙で作成する必要はなく、双方の合意があれば電子メールや電子契約で承諾を交わすことも可能ですが、依然として紙に署名捺印を必要とする企業もまだ多いのが現状です。

承諾書作成時のポイント

承諾書の内容が曖昧だと、後々トラブルに発展するリスクがあります。また、承諾書の内容によっては、印紙の貼付が必要となる場合があります。ここでは承諾条項の書き方と、課税文書に該当する承諾書について説明します。

承諾条件を定める場合は明確に記載する

承諾書において、承諾条件はとても重要なものです。承諾者との無用なトラブルを避けるためにも、双方にとって明確である記載を心がけましょう。たとえば、承諾条件が複数ある場合は箇条書きなどにするなどの工夫が必要です。

入社承諾書の場合
・入社承諾書提出後は、無断もしくは正当な理由なく入社を拒否しません。
・健康上の理由により入社日に出社できない場合は、速やかに連絡します。

使用承諾書の場合
●貴社に対し、下記の物件を以下に定める目的に使用することを承諾致します。
・使用者とその家族の居住及び住宅宿泊事業を目的とした転貸借

また、承諾を依頼した側が、承諾を解除できる「解除条件」がある場合には、承諾内容に「下記事項に該当した場合はこの承諾を解除します」などと書き、条件を箇条書きにしましょう。

入社承諾書での内定取り消し事由
・内定者が単位取得不足などで大学を卒業できなかった場合
・内定者が病気やケガなどの健康上の理由により働けない状態になった場合
・会社の業績悪化など経営上やむを得ない場合

承諾書の内容によっては印紙税がかかる

承諾書は、印紙税がかかる課税文書に該当する場合もあります。これは、課税文書に該当するかが表題ではなく、内容から判断されるためです。

例えば、承諾書という表題を使っていても、その内容が注文や請負などといった契約を証する文書だと判断された場合は契約書と見なされ、課税文書に該当します。作成する承諾書が課税文書に該当するかは、弁護士や法務担当者などに確認しておくと良いでしょう。

承諾書は承諾条項の明記が重要、課税文書に該当するかも要確認

承諾書とはどのようなものであるか、説明しました。同意書との性質の違いについても理解できたのではないでしょうか。承諾書に記載する承諾条項は明確に記載し、トラブルにならないようにする工夫が必要です。もし、作成した承諾書が課税文書に該当するか判断がつかない場合は、提出前に弁護士や法務担当者などに確認してみてください。

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ハンコ脱出作戦 編集部

筆者

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