電子契約を学ぶ

2020年11月2日

経理担当者のリモートワーク移行が難しい理由と実現する方法、注意点

インターネットを利用したテレビ会議システムやチャットツールなどが充実する昨今。さまざまな業種や業態でリモートワークが普及してきました。働き方改革の一環として、多くの企業が積極的に利用し始めています。

しかし、経理部門に関しては、リモートワークへの移行が難しいといわれています。多くの担当者が出勤日数を控えるケースはあるものの、他の部署にくらべるとリモート化が進んでいません。そこでこの記事では、経理部門のリモートワーク移行が難しい理由や、どうすれば移行を実現できるのかについて説明していきます。

経理担当者のリモートワーク化を阻む壁

まずは、経理担当者のリモートワーク化がなぜ難しいのか、その障害となっている理由について見ていきましょう。

経理部門の主な業務としては、以下のようなものがあります。

・領収書の受領、整理、保管
・取引先への請求書の発行
・取引先からの請求書の受取
・取引先への支払い
・取引先との契約書類のやりとり
・経理処理

基本的に経理業務は、領収書や取引先からの請求書をもとに処理を行います。そのため、これらの証憑書類が紙ベースで存在し、各取引先や各部署から経理部に集まってくる業務体制においては、リモートワークへの移行は難しいと考えられます。

経理担当者のリモートワーク化を実現する方法

それでは、実際に経理部門でのリモートワーク化を実現するためには、どのような手続きが必要なのでしょうか。

経理担当者が出社を余儀なくされる業務のひとつが、請求書関連のものです。紙の請求書を使用している会社では、請求書をパソコンで作成し、それを紙に出力。上司が押印後、封入して郵送するという作業が一般的です。また、取引先から紙の請求書を受け取っている場合は、会社宛に送られてきた郵便物の封を開けて処理する必要があります。

経理業務のリモートワーク化を進めるためには、請求書を紙からデジタルへ切り替える必要があるでしょう。例えば、PDFで請求書を作成して取引先にそのままメールなどで送付する、取引先からの請求書を電子データで受け取るようにすれば、オフィスで業務を行う必要がなくなり、リモートワークでの対応が可能となるでしょう。

また、契約書など、これまで紙ベースで受け渡しや保管を行っていた書類を電子契約システムの利用によりデジタル化することでも、リモートワークは可能となります。

リモートワークを可能とするためには、環境や設備を整えなくてはなりません。現在、電子契約システムやクラウド会計などのツールは充実してきており、徐々に普及しつつあります。よって、リモートワーク移行の実現は書類のペーパーレス化がカギといえるでしょう。

経理担当者のリモートワーク化を進めるうえでの注意点

これまで述べてきたように、経理担当者のリモートワーク化は現実的に可能な環境にあり、そのために必要なツールやクラウドサービスは、十分そろっています。

しかし、リモートワーク化を進めるのであれば、どのような弊害、デメリットがあるかも知っておかなければなりません。要は「どのように従業員を管理するか」という問題です。

例えば、リモートワークで在宅勤務となった従業員が“サボる”のではないかと考え、そうならないために、人事評価においてこれまで以上に実績や結果が求められる状況になることが予想されます。

しかし、どれだけの作業量をこなしたかが評価ポイントになってしまうと、“サボる”従業員よりも、“働きすぎる”従業員が多くなってしまい、そういった過労気味の従業員に対してはどう管理するべきかという問題もでてくるでしょう。

また、従業員のメンタル面の問題もあります。オフィスとは違い、顔が見えないリモートワークでは、仕事や働き方に悩み、孤立する従業員がいても気づきにくいものです。チャットツールを利用するなど、コミュニケーションツールの導入も必要になります。もちろん、定期的に顔を合わせることも大切です。

全社レベルで業務フローを再構築することが重要

リモートワーク化を進めるうえで、ペーパーレス化は必須です。領収書や請求書だけでなく、電子契約システムを利用しての契約書にいたるまで、デジタルで行う必要があります。

新型コロナウイルス感染症の影響もあり、今後、経理業務においてもリモートワーク化という流れに逆らうことはできないと想定されます。

そして、リモートワークへの移行対応は経理部署だけではなく全社レベルで対応する必要があり、上述したように、これまでの業務フローを再構築しなくてはいけません。また、関係する取引先にも同意してもらう必要がでてくるでしょう。移行は短期間で実現できるものではありません。きちんと計画を立て、実施していく必要があるといえるでしょう。

<プロフィール>

河野 雅人(かわの まさと)
公認会計士・税理士
東京都新宿区に事務所を構え活動中。大手監査法人に勤務した後、会計コンサルティング会社を経て、税理士として独立。中小企業、個人事業主を会計、税務の面から支援している。独立後8年間の実績は、法人税申告実績約300件、個人所得税申告実績約600件、相続税申告実績約50件。年間約10件、セミナーや研修会などの講師としても活躍している。趣味はスポーツ観戦。

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ハンコ脱出作戦 編集部

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