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電子契約を学ぶ

2020年6月1日

2020年6月30日

【電子契約とは?】書面契約との違いやメリット、証拠力について

新型コロナウイルス(COVID-19)による感染症の拡大を防ぐため、在宅勤務(テレワーク、リモートワーク)を導入する企業が増加しました。紙の契約書をテレワークで取り扱うのは困難であるため、紙を必要としない電子契約に対する注目度も高まっています。

今回は、そんな電子契約の特徴について書面契約と比較してご説明します。また電子契約における署名は2種類存在します。本記事を読み、どちらが導入に適しているのか検討する際の参考にしてください。

書面契約と電子契約

証拠として残す契約書

契約書は、自分と相手の合意内容を書面として残した証拠です。口頭でも契約は成立するため、必ずしも全ての契約に契約書が必要とされるわけではありません。しかし、後に争いが生じないよう契約書を作成することが一般的となっています。

従来は、紙で契約書を作成して合意相手と取り交わすことがほとんどでした。紙に印鑑を押すことで、お互いが自分の意思に基づいて契約内容に合意したことを証拠として残していたのです。

電子契約とは|書面契約との比較

これに対して電子契約は、従来の書面契約に代わり、電子データに電子署名または電子サインを行うことで締結する契約をいいます。書面契約と電子契約の違いを表にまとめると、以下の通りとなります。

書面契約と電子契約の違い

書面契約電子契約
形式文書電子データ(PDF)
証拠力押印印鑑または印影電子署名または電子サイン
完全性の担保(改ざん防止)契印・割印タイムスタンプ
事務処理送付郵送 or 持参インターネット通信
保管書棚サーバー
印紙必要不要

電子契約のメリット

電子契約のメリットには、「契約業務の効率化」「コスト削減」「コンプライアンス強化」の3つが挙げられます。

早い|契約業務の効率化

まず、契約業務の効率化が大きなメリットです。書面契約ですと、原本を印刷して製本し、押印を行って送付するまでのプロセスが必要です。その後、相手も押印して返送することになるので、契約締結まで数週間かかることも少なくありません。

これに対し、電子契約であれば、印刷・製本・郵送といったプロセスを省略できるため、契約業務が大幅に効率化されます。クラウド上でデータやステータスを管理できますので、作業の遅延や漏れも起きにくくなります。

コスト削減|郵送・保管費用カット&印紙税も不要

契約業務の効率化にともない、契約に関連したコスト削減にもつながります。契約書の送料や保管コストを削減できるのはもちろん、電子契約は書面契約に必要であった印紙税の対象に含まれません。業務プロセスのデジタル化というとIT投資の負担が気になりますが、結果的に得られるコスト削減効果に加え、効率化によって得られた時間も隠されたメリットと言えるでしょう。

安心|コンプライアンス強化

最後に、コンプライアンス強化も企業にとっては重要なメリットです。契約締結までのステータスを管理できるため、締結漏れや保管漏れ、解約・更新漏れといったトラブルを予防できます。また電子契約書の閲覧権限の制限やバックアップなど、リスクマネジメントにもなります。

電子契約の種類と証拠力

2種類ある電子署名

電子契約においては、改ざんされていないことを示すタイムスタンプに加えて、本人が作成したことを証拠として示す必要があります。この「本人性」を担保する方法の違いにより、電子契約は2つの種類に分類されます。それが「電子サインタイプ」と「電子署名タイプ」です。

電子サイン(立会い型)|導入しやすいタイプ

電子サインとは、メール認証を始めとした認証とシステムログを利用して本人であることを担保する仕組みです。契約サービスに登録し、メールアドレスさえ持っていれば利用することができ、比較的導入しやすいタイプと言えます。

電子署名(当事者型)|法的効力が高いタイプ

一方の電子署名は、署名者本人の電子証明書を利用して本人であることを担保する仕組みです。第三者機関の電子認証局が厳格な審査を行い、電子証明書を発行してくれます。この電子証明書を活用することで、電子署名法に準拠した法的効力の高い本人認証が可能となります。

両方使えるGMO電子印鑑Agree

GMO電子印鑑Agreeでは、導入しやすい電子サインタイプを利用できる契約印プラン、電子署名・電子サインの双方を利用できる実印&契約印プランを提供しています。電子契約の用途に応じて、適したタイプを選ぶことができます。

電子契約の導入にあたり注意すべき法律

電子署名法

電子契約においても、契約について争いが生じた場合には裁判上の証拠となることが必要となります。

民事訴訟において、文書に証拠力が認められるためには、署名者が本人の意思で作成した文書であること(文書の真正性)を立証する必要があります(民事訴訟法第228条第1項)。

電子署名タイプの場合、電子証明書を発行する電子認証局は、厳格な運用規程にもとづいて本人確認(印鑑証明書や身分証明書の提出)を行うことが求められているため、電子署名がなされている文書には、本人が署名したとの高度の信頼が与えられる。

そのため、電子署名法は、本人の電子署名がある電子データについて、本人の意思により作成されたこと(文書の真正性)が法律上推定されるものとしています(電子署名法第3条)。

電子帳簿保存法

売上や経費に関する契約書や発注書、領収書等は国税関係書類であり、法人税法や所得税法などの税法により、原則として紙で保存することが義務付けられています。しかし、電子的に作成された文書を紙に印刷して保存しなければならないとするのはナンセンスです。

そこで、紙保存が原則とされている国税関係書類について、一定の要件のもと電子保存を例外的に認めているのが電子帳簿保存法です。

電子契約を導入する際には、電子帳簿保存法に対応したシステムかを確認することも重要になります。

その他の法律

契約方式自由の原則の下、基本的には電子契約による契約締結も認められていますが、弱者保護や紛争防止の観点から書面作成が契約の成立要件になっている場合や書面交付を義務付けられている場合があり、このような文書については電子契約が利用できないので注意が必要です。

書面が必要な文書の一例定期借地権設定契約(借地借家法第22条)

定期建物賃貸借契約(借地借家法第38条)

割賦販売法に定める指定商品についての月賦販売契約(割賦販売法第4条)

宅地建物の売買・交換・賃貸契約の成立時交付書面(宅地建物取引業法第37条等)

マンション管理委託契約の成立時交付書面(マンション管理業法第73条)

労働者派遣の個別契約(人材派遣法26条1項、人材派遣法施行規則21条3項)

相手方の同意や希望が必要な文書の一例労働条件通知書(労働基準法15条1項、労働基準法施行規則5条4項)

派遣労働者への就業条件を明示する書面(人材派遣法34条、派遣法施行規則26条1項2号)

下請会社に対する受発注書面(下請法3条2項)

なお、宅地建物取引業法やマンション管理業法についてはIT活用に関する社会実験(宅地建物取引業法については2019年10月~12月、マンション管理業法については2019年9月~11月)が行われており、業界の生産性向上の観点から運用の見直しが進められており、今後、利用できる範囲も拡大するものを思われます。

まとめ

電子契約でも、書面契約と同様に法的効力を持つことが認められています。ご説明したように、業務効率化やコスト削減、コンプライアンス強化といったメリットを持っており、テレワークをはじめとした、働き方の改革を進めたい企業や団体にとって欠かせないツールになっていると言えるでしょう。

ハンコ脱出作戦 編集部

筆者

ハンコ脱出作戦 編集部

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