電子契約を学ぶ

2020年7月22日

ビジネスを加速する脱印鑑・ペーパーレス化

昨今、紙の契約書に代えて電子契約を採用する企業が増えています。電子ファイルを用いた契約は、紙の契約の代わりになり得るのでしょうか。今回は、電子契約化の状況や今後の展望、そして電子契約の広がりに伴って進む脱印鑑について解説します。

中小企業に押し寄せる電子契約化

60%の企業が電子契約を採用

一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)による2020年1月に行われた調査では、調査対象約900社のうち、62.1%の企業が「電子契約をすでに利用している」「今は使っていないが利用に向けて検討中」という回答でした。2019年の調査では60.4%でしたので、大きな伸びはありません。

半数以上の60%の企業が電子契約を採用していることから、まだ電子契約を使っていない企業でも、取引先から電子契約を求められるかもしれません。

最もニーズの高い契約書は「取引基本契約書」

⼀般財団法⼈⽇本情報経済社会推進協会(JIPDEC)の調査によると、今後電子化したい契約書は取引基本契約書が1位に挙げられています。業種別のアンケートでも業種を問わず取引基本契約書のニーズが高いです。なお、金融・保険業界ではシステム開発委託契約書のニーズも高く、その理由としては管理が煩雑であり、参照することが多いためと思われます。

引用:JIPDEC/株式会社アイ・ティ・アール調査「企業IT利活用動向調査2020」集計結果

引用:JIPDEC/株式会社アイ・ティ・アール調査「企業IT利活用動向調査2020」集計結果

社内または取引先において導⼊の⼿間がかかる

電子契約システムの導入に当たっては、社内外でそのメリットを広く知ってもらい、導入に対して前向きな協力を仰ぐことが不可欠です。JIPDECの調査では、社内や取引先に電子契約システムのメリットを理解してもらうのが難しいことが、導入のハードルとなってしまっているようです。

引用:JIPDEC/株式会社アイ・ティ・アール調査「企業IT利活用動向調査2020」集計結果

電子契約の信頼性は紙の契約書と変わりません

電子契約における契約書や付随書類は、紙の書面の代わりに電子ファイルとなります。この電子ファイルとは、パソコンなどのコンピューター上で見られる書類です。電子契約では、電子ファイルの改ざんを防ぐ仕組みがあり、いつ誰が契約を締結したのかが分かるようになっています。よって、電子契約は紙の契約の代わりを十分に果たすものと考えられます。

ペーパーレス導入のメリット

電子契約が進めば、仕事で使う紙も減ると考えられます。契約に使う重要な書類、やり取りする資料などから電子ファイルへ移行することは、電子契約とも相性が良い業務改善施策です。

紙と一緒にコストを削減

業務では、紙を使うことで想像以上にコストがかかっています。例えばミーティングのたびに配られる資料を出席者全員分印刷しなければいけません。紙そのものではなく、印刷・コピーするための機器とメンテナンスや消耗品の費用も大きなコストです。

検索の効率化と保管コストの削減

紙の資料は保管場所の管理や確保など維持管理が大変です。資料を保管するたびに台帳に記入することはとても面倒ですし、ミスは避けられません。しかしペーパーレス化によって導入される電子ファイルではファイルを一瞬で検索して、目的の資料を探すことができます。だれがいつ作成した資料なのかもわかります。

書類を保存するキャビネットなど、保管スペースの必要がないため、「保管場所に困る」といった事態も避けられます。経理書類を保管するための倉庫や部屋の家賃などは、これからは無駄なコストとなるでしょう。

紙がないからハンコもいらなくなる

もちろん紙の契約や資料をゼロにすることは難しいかもしれません。しかし会議資料や社内だけで使う稟議書のように、ハンコが無くとも法的に問題がない書類は、ペーパーレス化の対象になりやすいでしょう。どうしてもハンコを無くせない場合は、社内向けに電子印鑑(電子印影)で代用する方法もあります。また、社内外に対する契約書類などは、法的効力がある電子契約サービスの導入を推奨します。

ビジネスへのICT利活用は大きく進んでおり、競争に負けない企業になるためにも、電子ファイルや脱印鑑は大きく貢献します。できる範囲からペーパーレス化を進めていくことは、ビジネスに大きく貢献します。

まとめ

約60%の企業が電子契約を導入しており、今後は否が応でも電子契約を採用しなければいけなくなるかもしれません。紙の契約書にもメリットはありますが、管理の煩雑さなどデメリットも多いこともまた事実です。脱印鑑の流れが進む中、電子契約化の流れに備えておくべきではないでしょうか。

JIPDEC-「企業IT利活⽤動向調査2020」集計結果 -電⼦契約の利⽤状況について-」

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ハンコ脱出作戦 編集部

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