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働き方

2020年7月30日

電子領収書とは?メリットや発行方法、紙から電子に切り替える際の注意点

電子領収書には紙の領収書にはないメリットがあり、テレワークなど新しい働き方との相性も抜群です。本記事では電子領収書のメリットの他、電子領収書の発行方法や領収書を電子化する際の注意点にも言及します。ペーパーレス化に興味がある方は必見です。

電子領収書のメリットとは?

紙の領収書に慣れた方にとって、電子領収書は不安を覚えるかもしれません。ですが「紙の方が慣れているから」という理由だけで、電子領収書に切り替えないのはとてももったいないことです。電子領収書の3つのメリットを確認しましょう。

メリット1:発行する領収書の印紙税を節税できる

領収書を発行する際、記載金額が一定額を超えると収入印紙を貼り付けなければいけません。収入印紙を貼り付けることは印紙税法によって定められています。ではどうして領収書を電子化して、電子領収書に切り替えると、印紙税の節税につながるのでしょうか。

印紙税法基本通達第44条には以下のように書かれています。
法に規定する課税文書の「作成」とは、単なる課税文書の調製行為をいうのでなく、課税文書となるべき用紙等に課税事項を記載し、これを当該文書の目的に従って行使することをいう

領収書は、印紙税がかかる課税文書に含まれるため、収入印紙を貼り付けなければいけません。しかし上に書かれている通り、あくまでも用紙等に課税事項を記載した際に印紙税がかかるとされています。言い換えると電子領収書は紙を用いないため、印紙税がかからないのです。

メリット2:経費精算に使った領収書やレシートがすぐに取り出せる

領収書やレシートは日々の経費精算等にも用いられますが、原本の保存法は企業によってさまざまです。ただどの企業にも言えることですが、紙の領収書やレシートの1枚1枚を証憑として保管し、いつでも取り出せるようにしておくことは、とても手間がかかる作業です。

電子化された領収書は、日付や品目、宛名などで検索することにより一瞬で見つかります。また領収書を電子化することで原本の管理や保存方法に困ることもありません。

メリット3:領収書の保存法に困らない

電子化された領収書は紙の領収書のようにファイリングをする必要はありません。電子データとしてパソコンやサーバー内に保管されるため、紙の領収書を保管するスペースの確保や経理資料のために倉庫を借りる必要もなくなります。

電子領収書の発行方法

上記に挙げたようにメリットの多い電子領収書ですが、発行するにはいろいろな方法が考えられます。企業のように日々の経費精算が多い場合や月次決算、帳簿の更新が頻繁に行なわれる場合、電子署名システムを用いると良いでしょう。

電子署名システムは企業が行う契約行為を紙ではなく、パソコンとインターネットを使ってできるシステムです。暗号化技術や電子認証技術によってセキュリティは保たれています。

電子署名システムを使うことで、契約から請求、領収書発行まで、契約プロセスをすべて電子化することが可能です。

どうしても紙の資料が必要な場合でも、電子署名システムには電子帳票を印刷する機能が搭載されているのが一般的です。電子署名システムに移行したからといって、紙の資料を一切使えなくなるわけではありません。

また請求や領収書発行といった作業がパソコンで簡単に行えることから、経理業務の効率化にもつながります。

さらに、電子署名システムはクラウド化(インターネットに接続できればどこからでもシステムを使える仕組み化)されることで、テレワークなどの環境にも対応します。新しい働き方やビジネスのIT化には、電子署名システムは必須です。

紙から電子領収書に切り替えるときの注意点

次に電子領収書の発行や領収書の電子化について、注意点をお伝えします。

電子領収書を発行する場合の注意点

電子領収書はPDFや電子メールなどで発行することになります。昨今はPDFファイルによるやりとりは広がっているため、取引先が電子領収書を受け取れないようなトラブルが起きることはあまり考えられません。ただし念のためにあらかじめ取引先に領収書を電子化している旨を伝えると良いでしょう。

また領収書には押印が必要ですが、紙の領収書ではないため今使っている印鑑では対応できません。電子領収書など電子化された領収書や請求書等の各種書類で使うための電子印鑑を用意しておく必要があります。

電子印鑑はビジネスのIT化、テレワークなど新しい働き方をする上でも必要になってくるツールです。

領収書を電子化する際の注意点

国税庁ホームページの「電子帳簿保存法の概要」によると、領収書やレシートを電子化するには、あらかじめ税務署に申請して承認を受ける必要があるとしています。つまりすぐに領収書を電子化して領収書原本が不要になるというわけではありません。領収書の電子化を行う際は、電子化の要件をしっかり確認することや税務署、税理士に相談すると良いでしょう。

また領収書を電子化しても、原本を破棄するには税理士など第三者が電子データを確認しなければいけません。例えばレシートをスキャンして電子化しても、電子データが証憑として機能していることが確認されるまでは、紙の領収書も保管する必要があります。

(まとめ)電子領収書でビジネスを加速する

今発行している紙の領収書を電子領収書に切り替えることで、印紙税を節税できます。また領収書を電子化することにより、領収書原本の保管コストを削減できます。

電子領収書を発行するために電子署名システムを用いれば、契約作業の効率も上がるでしょう。例えば電子署名システムを用いることで、証憑としての領収書原本の保管や整理、領収書を探す手間が大幅に省けると考えられます。

そして電子領収書や書類の電子化はテレワークなど新しい働き方にもマッチしています。このような新しい働き方に対応するために、電子領収書など書類の電子化に取り組まれてみてはいかがでしょうか。

ハンコ脱出作戦 編集部

筆者

ハンコ脱出作戦 編集部

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