働き方

2020年8月7日

業務効率化ツールはなぜ必要?選び方と導入のポイント

業務を効率化する上で、ITツールの力は絶大なものがあります。近年ではクラウド環境やビッグデータ、AIなどの新技術を生かして、手動作業がどんどんITツールに置き換えられています。

しかしながら、ツールを入れれば何もかもうまくいくわけではありません。実際、「ツールを導入したけれど、結局使われなくなって解約した」「ツールを入れたけれど使いづらく、余計に工数がかかっている」といった話を聞いたり実際に経験したりする場面に遭遇する方も多いのではないでしょうか。

今回は、業務効率化ツールの必要性や見直しを改めて整理するとともに、導入のポイントや注意点についてもご説明します。

業務効率化ツールの必要性

ツール(道具)は、何かしらの作業を効率化するものです。タイプライターからワープロ、電卓の小型化など、ビジネスにおけるツールも進化を遂げてきました。なぜ業務効率化ツールの見直しが今のビジネス環境にとってより重要になったのか、その背景を整理します。

そもそも業務効率化ツールとは?

現代のビジネスにおける「業務効率化ツール」は、ITを活用したツールを指す場合が多いです。具体的には後ほどご紹介しますが、クラウド上のサーバーにデータを蓄積して分析・改善に生かしたり、手作業を自動化したり、コミュニケーションしやすくしたりと、テクノロジーの力を借りて人間の業務を効率化するのが業務効率化ツールと言えます。

業務効率化ツールを適切に活用することで、コストの削減や人的ミスの減少などが期待されます。厳しい経営環境を生き抜く上で、業務効率化ツールの選定と運用が極めて重要になっています。

テレワークが業務効率化ツールの必要性を高めている

2019年に働き方改革法案が中小企業を含めて本格的に施行されて以来、業務効率化の必要性は増しています。長時間労働への規制が強まったことで、従来と同じ時間で生産性を向上させることへのプレッシャーが強まっているからです。

さらに、2020年の新型コロナウイルス感染症の拡大がこの傾向に拍車をかけています。全国的な緊急事態宣言によって、実質的に外出が制限され、勤務形態をテレワークに切り換えざるを得ない状況となりました。もちろん、工場勤務の方、介護職の方など、テレワークの難しい業種や職種も数多く存在します。しかしながら、多くの会社がテレワークの導入や拡大に踏み切っているのが実情です。

オフィスで働く場合と比較して、テレワークで働く場合の生産性を落とさないようにするためには、ITツールを導入し働きやすい環境を従業員に提供することが欠かせません。新型コロナウイルス感染症の収束への見通しが立たない中で、「新しい日常」に適応するためには、業務効率化ツールの助けを借りて仕事を進めなければなりません。

業務効率化ツールの種類

業務効率化ツールと言っても、多種多様に存在します。ここでは、そんなツールの中から3つの用途・目的をピックアップして、それぞれの特徴についてご説明しましょう。

コミュニケーションを活性化するツール

離れた場所にいる相手ともコミュニケーションを取りやすくチャットツールや、顔を見ながらミーティングや会議ができるWeb会議ツールなどがこれに当たります。

チャットツールは、隣席の同僚との会話のように、カジュアルなやり取りを容易にします。確かに、電話やメールでもコミュニケーションは図れるものの時間がかかる上、堅苦しさがあります。例えば、メールで「●●さん お世話になっております……」などと前置きが必要です。しかしチャットツールであれば、場合によっては、前置きなく本題に入れるほか、絵文字や記号を使用しても不自然ではなく、相手との身近さを感じさせてくれます。

Web会議ツールについては、最近注目度が高まっていることもあって知っている人も多いでしょう。相手の顔を見ながら、あるいは資料を画面に共有することで同じ資料を見ながら話を進められます。相手のオフィスを訪問しなくても会議が可能となるのです。

業務を自動化するツール

定型業務自動化ツールとしてRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)、営業活動の効率化・自動化ツールとしてSFA(セールス・フォース・オートメーション)、マーケティング活動の自動化ツールとしてMA(マーケティング・オートメーション)など、一部の業務を自動化するツールが増えています。

RPAは、ソフトウェアロボットに定型的なタスクを任せるものです。受発注業務やスケジュール調整、請求書の作成、データの取得や分析の業務など、簡単だけれど繰り返し大量に行う必要のある作業をRPAにやらせることで、手の空いた人のリソースをもっと創造的で非定型的な業務へ割り当てることができます。

SFAは、アポ取りから契約に至る一連の営業プロセスを効率化してくれます。送信するメールのテンプレートを保管したり、商談プロセス(パイプライン)の途中で止まっている商談についてアラートを送信したりと、属人化しがちな営業活動の改善を促す効果があります。

MAは、自動メールの送信や見込み客情報の蓄積・分析など、マーケティング活動の効率化に役立ちます。マーケティング施策からどれくらいの見込み客を営業に渡せたか、そして売上にどれくらいつながったかを分析することもできますので、ブラックボックスになりがちなマーケティング活動の費用対効果を数値化できます。

脱印鑑を実現する電子契約システム

電子契約システムは、その名の通り採用や受注などにおける契約を電子的に作成・管理するものです。紙の印刷や捺印、郵送などといった手作業を省くことができますし、契約書のステータス管理によって対応漏れのリスクも軽減できます。テレワークなのに、契約書へ上司の捺印をもらうためだけに出社するというような移動時間もなくすことができます。

業務効率化ツールの選び方

ご説明したとおり、業務効率化ツールにはさまざまな種類があります。さらに言えば、RPAの中にもさまざまな種類があり、同じツールの中にも料金プランに応じて機能の異なるものがあります。どのように自社に適したツールを選べばいいのか、ポイントを2つ挙げてみました。

現在の労働環境の課題を洗い出す

いきなり「どんなツールがあるのか」と調べるのではなく、自社にどんな課題があるのか検討するところから始めるべきです。社内の現場の事情を考慮しないと、いくら素晴らしい業務効率化ツールを入れても宝の持ち腐れとなり、現場で使われないまま無駄なコストと化してしまうでしょう。

現在の課題を洗い出し、どうすればその課題を解決できるのか、ツールで解決するとしたらどんなツールがよいのか、という順番で検討すれば、ツールが無駄になるリスクは下がります。

運用イメージと得たい効果を明確にする

ツールをどう運用すると効果が出るのか、できるだけ具体的に数値化して明確にしましょう。ツールがどんな未来へ自社やビジネスを持っていってくれるか見通しが見えており、関係者の間でそれを共有できていると、ツール導入は成功しやすいです。

逆に、ツールを利用しない一部の関係者が導入の旗振り役で、期待できる効果も不明確なまま導入を進めてしまうと、失敗に終わりやすいでしょう。ITツールの導入に失敗する企業は多いので、注意が必要です。とにかく、「取りあえず便利そうだから入れてみよう」といったことは避けましょう。

業務効率化ツールを導入するときのポイントと注意点

選び方以外に、業務効率化ツールの導入におけるポイントを2点ご紹介します。

セキュリティ対策を意識する

ITツールの導入に際しては、セキュリティ対策が必要不可欠です。確かに、名前の知れた企業によって作られたツールであれば、適切なセキュリティ対策を施しているはずです。しかし、自社のセキュリティ規約などと照らし合わせると、中には利用できないものもあったりします。

例えば、SFAやMAなどといったツールでは、ベンダーの持つクラウド上のサーバーに顧客のデータを入れて管理することが前提となっています。こうしたサーバーの場所はベンダーの規約上明らかにされないケースもあり、この場合「どこにあるか分からないサーバーに顧客の個人情報を入れられない」ということから、利用できない可能性があるかもしれません。

つまり、ツールそのもののセキュリティ対策を確認するとともに、自社のセキュリティ規約や個人情報の保護方針などの関連ルールとの整合性を意識する必要があるということです。見積もり依頼時にその辺りの事情も問い合わせておくと、後でトラブルになるリスクも減ります。

ベンダー・代理店の導入・運用支援に期待しすぎない

ツールの中には、初期設定やスムーズな運用のためにベンダーや代理店が支援してくれるものも少なくありません。ここで失敗してしまうとツールが使えないため、確かにこうしたサービスを利用するのは意味のあることのように思えます。

しかし、長くツールを使っていくのであれば、こうした支援に期待しすぎないことをおすすめします。実際に使うのは自社ですから、支援がなくても運用できるようにすることが初期導入の目的であるべきです。あくまで自分たちで使いこなすことを前提に、ベンダーや代理店をうまく使うようにしましょう。

正しく業務効率化ツールを利用して自社の体力強化に役立てよう

業務効率化ツールは、働き方改革やコロナ禍を生き抜くために欠かせません。ニーズが高まっているだけにさまざまな種類がありますので、自社に何が必要なのか、導入することでどんなメリットが得られるのかを吟味するようにしましょう。

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ハンコ脱出作戦 編集部

筆者

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