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脱印鑑のコツ

2020年6月1日

2020年6月2日

テレワークで注目される電子印鑑-押印で出社はもう終わり

新型コロナウイルスの感染症が拡大したことに関連して、不要不急の外出をしないことや仕事もできるだけ出社しないように要請されましたが、押印のためにどうしても出社しなければいけない方も多かったようです。今回は、押印のために出社することを防ぐ、電子印鑑を活用した「脱印鑑」について解説します。

コロナ禍でも出社する押印担当者

新型コロナウイルスの感染が拡大し猛威を振るう2020年4月、政府から緊急事態宣言が発出され、不要不急の外出をやめること、そして、出社せずにできる仕事はテレワークなど在宅勤務で対応するように要請されました。

コロナ禍が続く中でテレワークに移行できないのが、従業員や経営者をはじめとする押印の担当者です。押印のためだけに出社する人がいたことは、話題にもなりました。

実務上、経理書類や決裁書類は目を通すだけでなく、社内規定や慣習上、必ず社印などを押印あるいは自筆でサインをせざるを得ないことがあります。

また押印を省略した契約書や請書で仕事をするというのも、取引先相手によっては簡単なことではありません。

「先方が押印した請書を使っているのに、こちらが押印せずに返答するのは失礼」

「取引先から、押印を求められる」

「社長が目を通す書類に部門長のハンコがないのは失礼」

「部下がハンコを押しているのに、決済は口頭やメールで済ませることはできない」

このような考え方は、ハンコのしがらみと言えるのではないでしょうか。

ビジネスを加速する脱印鑑

いまだ「印鑑はキレイにまっすぐでなければ失礼」など、日本はハンコ、印鑑へのこだわりやしがらみは少なくありません。

ただ書類に押印することは、ICTを活用したビジネスにおいて、ビジネスの効率を落とす可能性があります。

というのも、社内で押印が必要な書類の多くはであり、押印のためにパソコンで作成した書類を印刷して、場合によっては製本テープできれいに製本します。さらにメールやメッセンジャーアプリがあるにもかかわらず、印刷した紙を持参して口頭で説明し、押印してもらう手順まで踏まなければいけません。

さらには、製本・押印した書類をスキャンして電子化して保存してペーパーレスと考えるなど、大きな回り道をしていることもあります。

社外とのやり取りにおいても同様で、製本後に押印し封筒に入れ、さらに書類を郵便で送るといったプロセスが必要です。

 

これは一見、誰でもできる仕事に見えますが、この仕事のために10分、30分と時間を取られることは、ICTによって爆発的にビジネスが伸びる可能性を秘めている時代において、極めて非効率だとも考えられます。

こうしたプロセスを廃止する、つまり脱印鑑を進めるだけで、ビジネス効率は大きく高まるのではないでしょうか。

脱印鑑のためにできること

印鑑がなくとも書類をベースとしてビジネスを進めることは可能です。

脱印鑑のためにできることは2つ、ペーパーレス化を促進することハンコが大切というマインドセットを捨てることです。

コスト削減や環境配慮への取り組みとして推進されているペーパーレス化において、印鑑はとても相性が悪いです。ペーパーレス化によって電子ファイルで契約や決裁などを進めるのであれば、印鑑は必然的に不要となります。

「ハンコがないと法令違反になるのではないか」などさまざまな心配や誤解を抱えたままハンコを使い続けているケースもあるでしょう。

脱印鑑のためにできることは、ハンコや契約書類の押印について正しい知識を得ることペーパーレス化による電子印鑑(電子印影)や電子契約の導入を急ぐことが最適解だと考えられます。

まとめ

今回は新型コロナウイルスに絡む、押印という業務の見直しや、脱印鑑を進めることについて解説しました。

実際に脱印鑑を進めた企業は「どうしてハンコにこだわっていたのだろう?」と考えるそうです。

ハンコがなければいけない。このマインドセットを変えるために、まず自社のハンコ文化から見直してみてはいかがでしょうか。

ハンコ脱出作戦 編集部

筆者

ハンコ脱出作戦 編集部

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