協業の決め手はAgreeの使い勝手
電子契約と書面契約の一元管理を始動

株式会社ワンビシアーカイブズ

ワンビシアーカイブズ(日本通運100%子会社)は、情報資産管理業として半世紀以上の歴史を持つ会社です。かつては文書保管が事業の中心でしたが、最近は文書をデジタル化するサービスの比率も増えています。今回、Agreeの使い勝手の良さを知ったことで、GMOクラウドと協業するまでに。営業本部の皆さんにAgreeを使った感想と協業に至った経緯を聞きました。

取材協力株式会社ワンビシアーカイブズ 営業本部 水谷伊久夫さま、安廣祥太さま、大村周平さま

業種契約類型ご利用プラン
情報資産管理業見積書Standardプラン

記事の要約

  • 見積書の作成と送付が電子上で完結するため、作業がスピーディーになった
  • Agreeの使い勝手の良さを知り、GMOクラウドと協業
  • Agreeをプラットフォーム(OEM)とした電子契約と書面管理を一元管理するサービスを販売

―貴社の事業内容を教えてください。

契約書や申込書は企業にとっての大切な情報資産です。そのなかには、個人情報が記載されているものもあり、特に金融機関や官公庁、医療機関では、管理を厳重にする必要があります。こうした文書や磁気媒体などの情報資産を安心安全に保管するのが私どものメイン事業です。ここ数年は、文書のデジタル化のニーズも増えています。例えば、銀行が融資する際の審査業務の前段階をペーパーレスできるようにサポートするのも事業の1つ。半世紀以上の文書管理で培った信頼をベースに、デジタル化のサービスも行っています。

—「Agree」をどのような業務に活用していますか? 相手先の反応はいかがですか?

営業からお客様に発行する見積書に使っています。見積書はビジネスを始めるうえで必要になるので、金額を決めたらスピーディーに送らなくてはいけません。これまでよりも簡単に作成できるようになったので、相手先をお待たせすることがなくなりました。見積書自体のフォーマットは見やすいですし、特に驚かれることもなく、スムーズに受け取ってもらっています。

—「Agree」導入前の見積業務ではどのような課題がありましたか?

当社の規定で見積書は、印鑑が押された原本を郵送か持参でお渡しすることになっていましたが、いずれにせよメールより時間がかります。また、見積書には課長と部長の印鑑が2つ必要でした。私達の上司は出張が多いので、不在のときには帰りを待つか、代理を立てる必要があります。課員は上司がいつ帰ってくるんだろうと考えてしまいますし、上司も申し訳ない思いをすることになります。いま思うと、営業部門のメンバーは、見積業務にちょっとした煩わしさを感じていたのではないか、と思います。

—「Agree」の導入によって、業務はどのように変わりましたか? 効果を教えてください。

Agreeは作成した見積書がそのまま押印済みのPDF書類になるため、それを相手先にメールで送れば済むようになりました。見積書はクラウド上で作成し、そのまま管理されるので、紙の時代のように原本を送って控えを残すという煩わしい感覚はありません。上司の承認印についても、パソコンやモバイルで確認して承認してもらえるので、その分の負担や時間ロスもなくなりました。承認印のある原本を渡すという社内規定も守りつつ、作業負荷が減って、使い勝手の良さを実感しています。

—「Agree」を使ってみたことで、貴社の事業にも影響があったそうですね?

はい。今後のペーパーレス時代の流れを考えると、紙の保管に依存したサービスだけではやっていけないという思いがあり、それを打開するサービスとして電子契約やAgreeに注目していました。実際に使ってみて、使い勝手も良かったですし、他社にはない充実したサービスもあります。具体的には、電子証明書を利用した電子署名・電子サインの2つの締結方法が両方あるところが魅力的でした。やはり契約書類に厳格な管理を求める企業だと実印での締結は必須ですし、それだけでなくライトな形でも締結できるような両方の側面が求められるからです。さらにGMOクラウドさんには電子証明書を発行する認証局であるGMOグローバルサインがグループ会社にあります。一緒に手を組んでビジネスをやりませんか、という話をしました。

―電子契約をどのように貴社のビジネスと組み合わせられたんですか?

当社の顧客4000社に電子契約についてヒアリングしました。すると、電子契約に関心はあるものの、それ以前の紙の書類の管理をどうすればいいか、と二の足を踏んでいる企業が多かったのです。書面契約と電子契約を2つ別々に管理すると負荷がかかるという懸念がありました。そこで、文書の保管やデジタル化と、電子契約サービスを1つにしたサービスをGMOクラウドさんと模索し、2019年3月末にリリースしました。

―実際には、どのようなサービスなのでしょうか?

「WAN- Sign(ワンサイン)」という名前の電子契約サービスです。これは、当社の書面契約と電子契約を一元化してパッケージ販売したものです。当社には書面契約管理のノウハウがあるため、過去の原本を電子契約と一緒に一括管理できます。締結の認証レベルを変えることができ、電子署名法に準拠した契約や、簡易なメール認証での契約にも対応。書面を電子化する依頼もカンタンにできて、ペーパーレス化を実現しました。初期費用もかからないので、導入しやすくなっています。

―リリース後の反響はいかがですか?

おかげさまで、当社でリリースしたサービスのなかで、最も反響が大きいですね。プレスリリースの閲覧数、メディア掲載、セミナー出席人数、問い合わせ、すべて手応えを感じています。これまで当社を利用していただいた金融業界などだけでなく、メーカーやサービス業など業種や規模に関係なく、問い合わせをいただいています。やはり電子契約を見据えつつも文書契約の比重が高いお客様が多かったですね。

―御社事業の今後の展望を教えてください。

WAN- Signはまだリリースされたばかりなので、お客様の要望を聞いて、今後もサービスを強化していきます。そのため、当社とGMOクラウドさんで引き続き、お互いの知恵を出し合っていければと思います。また、来年の夏を目標に、WAN- SignとAgreeとの相互接続を進めております。どちらかのアカウントを持っていれば、相手先さまと電子契約ができることになり、企業の垣根を超えて電子契約ができることになります。これは業界初の試み。GMOクラウドさんと私たちで、電子契約サービスの市場をどんどん広げていきたいと思います。

―お忙しいところ、ご協力ありがとうございました。

  • 掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。

会社名
株式会社ワンビシアーカイブズ
本社
東京都港区虎ノ門4-1-28(虎ノ門タワーズオフィス)
事業内容
情報資産管理事業
保険代理店事業(生命保険・損害保険)
URL
https://www.wanbishi.co.jp/econtract/

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