お客様の利便性を担保しながら、
自社のコンプライアンス強化を実現!

株式会社ネクストビート様

人事・広報グループ 岡林 瑞起さま(左) 経営管理グループ マネージャー吉田 安里さま(中央) 経営管理グループ 中村 涼香さま(右)

業種 契約類型 ご利用サービス
人材紹介、インターネット・Webサービス 人材紹介契約書 ハイブリッド(実印版・認印版)・管理

ITを駆使し子育て支援分野の人材ビジネス等で急成長している株式会社ネクストビート様は、電子契約サービス「Agree」の導入にあたり、認印版(電子サイン ※1)と実印版(電子署名 ※2)の両方が使える「ハイブリッド署名」を採用しました。お客様は認印版、社内では実印版を利用することにより、お客様の利便性を担保しながら自社の署名権限管理やコンプライアンス強化を実現しています。また、「Agree管理」サービスを活用して、既存の紙の契約書をすべてPDF化。紙の契約書と電子契約を一元管理することで、業務の効率化やサービス品質の向上も実現しています。ご担当者様に導入の経緯や効果、展望についてお話を伺いました。

  • (※1)メール認証により本人確認を行い、電子的に署名(Electronic Signature)を行う電子契約サービス
  • (※2)電子認証局により厳格に本人確認・発行された電子証明書により電子署名(Digital Signature)を行う電子契約サービス

ざっくり要約

  • 印紙税や郵送費などのコスト削減、契約締結に至る時間の短縮
  • 紙の契約書と電子契約の一元管理により紙の書類を探す手間から解放
  • お客様は電子サイン、社内は電子署名と使い分けるハイブリッド署名により、お客様の利便性を担保しながら自社の署名権限管理やコンプライアンスを強化

―貴社の事業内容について教えてください。

岡林さま当社は、「人口減少社会において必要とされるインターネット事業を創造し、ニッポンを元気にする」という企業理念を掲げ、2013年に創業しました。ITを活用し、人口減少に伴う社会課題の解決を担う事業を展開しています。

創業時より注力しているテーマが子育て支援です。登録者数累計6万名、日本最大級の求人案件数を誇る保育士・幼稚園教諭向け転職支援サイト「保育士バンク!」を中心に、保育学生向けの就職支援サイト「保育士就活バンク!」、子育てに関する情報を提供する「KIDSNA」、保育園・幼稚園向け業務支援ツール「KIDSNAコネクト」など、保育園、保育士、ママ・パパの3者間に渡るプラットフォームを提供しています。「保育士バンク!」では、経験豊富なキャリアコンサルタントが、保育士と保育園の双方のニーズを満たすマッチングを実施するなど手厚いサポートも当社の強みです。
 現在、共働き夫婦を支援するベビーシッターマッチングサービス「KIDSNAシッター」も展開しています。また、子育て支援領域に続く次の軸として、語学力や海外業務経験を活かしたキャリアアップを目指す海外の転職希望者と、国籍を問わず人材を必要としている日本企業を繋ぐマッチングサービス「TOMATES(トゥメイツ)」という事業にも力を注いでいます。

―「Agree」をどのような業務に活用していますか?

中村さま当社で契約業務が最も多く発生する保育士バンクでAgreeを活用しています。現在、保育園・幼稚園を運営する約3,000社様と法人契約を結んでいますが、そのうちの20%が電子契約となっています。

―「Agree」導入前の契約業務ではどのような課題がありましたか?

中村さまAgreeを導入する前も契約業務の効率化を図るために電子契約サービスを利用していたのですが、紙の契約書と電子契約を一元管理できないことが大きな課題となっていました。

 例えば、お客様から「契約書を確認したい」というご依頼があった場合、紙のファイルから該当の契約書を探し出しPDF化して営業担当に渡す、という作業を毎回行っていました。これには多くの手間と時間がかかるため、業務の効率化、またお客様サービスという観点からも改善が求められていました。

―「Agree」導入の経緯を教えてください。

紙の契約書と電子契約の一元管理できる仕組みを構築したい、という考えから解決策を探していましたが、情報収集をする中でAgreeならそれが実現できることがわかりました。サービスを提供する会社も電子認証局を自社で運営するGMOグループということで、安心してリプレイスを決めることができました。

―認印版と実印版を両方使える「ハイブリッド署名」を採用された理由を教えてください。

吉田さま 認印版(電子サイン)は印鑑登録されていない認印、実印版(電子署名)は印鑑登録している実印と例えることができます。お客様は利便性の観点から認印版(電子サイン)、社内は署名権限を限定する観点から実印版(電子署名)と使い分けた運用を行いたいというのがハイブリッド署名を採用した理由です。実印版(電子署名)は自社の署名者を限定することができますので、誰でも契約書に署名できてしまうという状況を改善すると同時に、お客様にも簡単に電子契約をご利用いただくことができるようになりました。

―導入により契約業務はどのように変わりましたか?

吉田さま 2017年9月にAgreeの利用を開始しました。まだ1カ月も経っていませんが、すでに40件の電子契約を結んでいます。紙の契約も含めて月平均100件の契約があることを考えると、電子契約の割合が40%程度まで拡大しているといえます。Agreeの導入を機会に、電子契約の本格運用を目指しており、社内マニュアルの作成も含め、積極的に電子契約の普及に取り組み始めています。

―Agreeの導入による効果をお教えください。

吉田さま 電子契約の利用が拡大していることで、印紙税や郵送費などのコスト削減、契約締結に至る時間の短縮、業務の効率化、省スペース化に加え、原本の紛失や劣化、改ざんのリスク低減といったコンプライアンス強化が図れるようになりました。また、契約締結までのステータスを管理できるため、契約の締結漏れや遅延も防止できています。今後は「誰が、どの契約の場合に電子署名をするか」を決め、ハイブリッド署名の実運用へとつなげていきたいと考えています。

中村さま 既存の紙の契約書もすべてPDF化してAgreeに取り込むことができたため 、課題だった紙の契約書と電子契約を一元管理できるようになりました。紙の契約書をファイルの中から探す手間もなくなり、デスクにいながら必要な書類を検索し、ダウンロードして営業担当にメールで送るだけです。

―Agreeの機能で気に入っている点がありましたら教えてください。

中村さま 以前の電子契約サービスでは、契約を検索する際に検索項目が少なかったのですが、Agreeは、メールアドレスや文書名だけでなく、契約期間、自動更新の有無など、様々な項目で検索できるのでとても便利です。また、直感的にわかりやすいユーザーインターフェースなので操作も簡単に行えます。機能以外でもGMOクラウドさんは当社からの質問にもすぐにお答えくださるなどサポート面も充実していますので、安心して利用できています。

―Agreeのさらなる活用のご予定はありますか?

吉田さま 契約書のペーパーレス化を目的に、人事など他部署への展開を考えています。例えば、採用面接における個人情報の取扱い同意書に関して、今は学生さんに紙の書類に署名していただき、それを管理しているのですが、工数もかかりますし、管理も複雑になります。Agreeを利用して電子サインをしていただくことで管理業務の大幅な効率化が図れるようになります。Agreeの署名画面はスマートフォンに最適化されており、学生さんの利用にも適していますので、親和性が高いと思います。

また、外国人向け転職マッチングサービス「TOMATES」の事業においてもAgreeの利用を考えています。海外の方ご本人の署名が必要となるケースも想定されるため、ぜひ多言語対応も実現していただきたいですね。さらに、Agreeと当社の基幹システムとが連携することで、営業が案件から契約書の確認をシームレスに行える仕組みづくりも進めていきたいと考えています。当社の事業の成長と合せて、Agreeの利用シーンも拡大していきたいと考えています。

―お忙しいところ、ご協力ありがとうございました。

会社名
株式会社ネクストビート Nextbeat Co., Ltd.
所在地
〒141-0031 東京都品川区西五反田1-18-9 五反田NTビル7階
設立
2013年10月1日
事業内容
有料職業紹介事業 許可番号:13-ユ-306160
インターネットを活用した各種コンテンツ・サービスの企画・開発
インターネットを活用した各種マーケティング支援事業
URL
https://www.nextbeat.co.jp/

※掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。

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